『時間をつくる』仕事術~マインド編~

総合職の仕事って詰まる所『整理整頓』だと思っています。
仕事を整理することで時間を生み出し成果を上げることができます。
今日はこの整理整頓を実践するために大事なマインドセットをまとめます。

てっこ[夫]
【この記事を書いたのは私です】
・一部上場企業係長職SE
・40人弱のエンジニアを率いてプロマネ
・企画/開発/導入/保守何でも来い

仕事に優先順位をつける

複数のプロジェクトを掛け持つマルチタスクを持っている方は、まずは仕事の優先順位を付けましょう。
そして管理するプロジェクトを極力少なくします。
難しいことを考える必要はなく、まずは下記3分類でOK。

  1. MUST案件
  2. WANT TO案件
  3. どちらでもない

忙しい時って意外と③の仕事があったりします。
目的もグレーでなんとなく思い付きで依頼されたような仕事です。
③に分類される仕事は思い切っていったん捨てましょう。
困る人がいたらまた声を掛けられるはずです。

MUSTかWANT TOかわからない場合どうするの?
情報を収集して、まずは自分なりにゴールまでの計画を立ててみてください。
計画を立ててゴールまで達したときのイメージをすることでその次の仕事が見えてきます。
見えてこない案件は問答無用で③でOKです。
優先順位をつける

効率的に判断できる基準をつくる

お給料をもらって仕事をしている以上、どんなタスクでも絶対に期限と担当を決めましょう。
各タスクに対して期限と担当が決まれば、他の人は一旦そのことを主体的に考える必要がなくなり時間が生まれます。

期限を設けるために必要なものが『計画』

計画通りいく仕事なんて滅多になく、大抵変わります。
それでも計画は必要です。
タスクの遅れ進みを判断する基準になります。

繰り返しになりますが、仕事を進めるときは必ず計画を立てどんなタスクにも期限を設けましょう。
期限が設定されると『やばい』と誰もが判断できます。

続いて『担当』を明確にする重要性です。
担当がわからないと誰が忙しいか判断できなくなります。
誰が忙しいかわからないと事前に助けることもできません。
担当を明確にすることで負荷を整理できる環境にしましょう。

判断できる基準をつくる

喋れるチームをつくる

コミュニケーションって正にそれぞれのメンバーが持っている情報を整理する行為です。

コミュニケーションコストを小さくするために、まずはコミュニケーションコストをかけて喋れるメンバーを一人でも増やしておくことが大事です。

仕事をしているとどうしても情報を正しく伝えられない・受け取れない人がいます。
これは現時点できないというだけで、訓練で必ず情報を正しく伝え・受け取れるようになります。

最初が辛いのは重々承知です。
しかし、本人にも自覚させコミュニケーションコストをたくさんかけることで改善していきましょう。

コミュニケーションコストが小さくなるというのは即ち思考回路が合ってくるということ。

このご時世で会話せずともメッセージ1つで伝わる阿吽の呼吸は本当に武器になります。

喋れるチームをつくる

 

まとめ

本記事で記載したマインドは下記4つです。

  • 優先順位をつけてプロジェクトを整理しよう
  • 期限をきめて遅れ進みを整理しよう
  • 担当を決めて負荷状況を整理しよう
  • コミュニケーションで情報を整理しよう

整理整頓することで時間をつくり、よりよいアウトプットにつなげましょう!

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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